Le WMS (Warehouse Management System) est un système logiciel dont le rôle est de soutenir la gestion opérationnelle des flux physiques transitant par l’entrepôt ; du contrôle des marchandises à la réception jusqu’à la préparation des expéditions vers les clients (mais, dans le cas d’entrepôts interopérationnels, également vers d’autres services).
Les principaux macro-processus WMS
- l’identification des marchandises transitant dans l’entrepôt ;
- la réception et le contrôle ;
- la gestion des UdC (par exemple, l’affectation d’un colis particulier à une palette de collecte) ;
- la mise en place dans les emplacements ;
- les transferts internes et les descentes des emplacements de réserve vers ceux de préparation de commande ;
- la gestion de la carte de l’entrepôt (en utilisant par exemple la rotation des stocks pour déterminer les meilleurs emplacements pour stocker/prélever un article donné) ;
- le picking ;
- les expéditions vers les clients (dans le sens vu précédemment) ;
- l’établissement d’inventaires ou, plus généralement, de statistiques concernant les stocks et les flux.
Ce système doit être en mesure de s’interfacer avec le système de gestion de l’entreprise (le fameux ERP – Enterprise Resource Planning), qui s’occupe de la gestion administrative et donc des activités concernant l’entrepôt du point de vue comptable, fiscal et commercial. Outre l’ERP, le WMS doit également pouvoir s’interfacer avec les logiciels utilisés par d’éventuels systèmes de stockage et de manutention automatisés présents dans l’entrepôt.
Le WMS ne peut pas être considéré comme un produit commercial parfaitement substituable : son choix et sa mise en œuvre ultérieure nécessitent un projet spécifique, d’une durée loin d’être négligeable, qui intègre également le processus d’achat correspondant (rien n’empêche cependant de “construire” son propre WMS en interne, mais dans ce cas les délais de mise en œuvre et de démarrage seront inévitablement plus longs). Ce projet vise à intégrer au sein du WMS les logiques de fonctionnement de l’entrepôt qu’il sera appelé à soutenir. À cette fin – lors de l’introduction, de la révision ou du changement du WMS lui-même – il devient essentiel de mener la phase dite d'”analyse macroscopique”, qui consiste à spécifier dans un document dédié les exigences utilisateur du logiciel, c’est-à-dire les fonctionnalités que l’utilisateur final du WMS attend. Une fois le fournisseur de la solution établi, il sera nécessaire de mener conjointement avec lui la phase dite d'”analyse microscopique”, au cours de laquelle une révision complète du logiciel sera effectuée afin de le personnaliser en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, sans pour autant en bouleverser les logiques de fonctionnement.
L’architecture logicielle d’un WMS est de type client-serveur (dans les solutions les plus récentes, elle peut également être de type web-serveur) : le serveur WMS est connecté à un hôte et, à un niveau inférieur, à des points d’accès situés à l’intérieur de l’entrepôt pour permettre l’échange d’informations en temps réel via des appareils mobiles (par exemple, terminaux en radiofréquence – ou, dans les applications les plus récentes, en Wi-Fi – capables de lire des codes-barres ou des étiquettes RFID et qui communiquent les informations pour effectuer les activités via l’écran et/ou la technologie vocale).
Principaux avantages de l’introduction d’un WMS
Les principaux avantages pouvant être obtenus avec l’introduction d’un WMS sont :
- l’optimisation des temps de manutention des marchandises (par exemple, la possibilité de gérer les marchandises selon une logique donnée, identifiée a priori, LIFO, FIFO, FEFO, etc.) ;
- la réduction des délais d’exécution des commandes (par exemple, grâce à la détermination et à la suggestion à l’opérateur du circuit de prélèvement à effectuer) ;
- la rationalisation des espaces, grâce à la possibilité de stocker n’importe quel article à n’importe quel emplacement sans risquer d’oublier où la marchandise a été stockée ;
- la réduction du recours à la mémoire historique des opérateurs, car on sait à tout moment exactement dans quel emplacement ou zone de l’entrepôt se trouve la marchandise ;
- la réduction des supports papier (par exemple, les listes de prélèvement sont affichées directement sur le terminal sans avoir besoin de les imprimer) ;
- l’augmentation de la productivité des opérateurs ;
- la possibilité de consulter les données de stock en temps réel ;
- la possibilité d’avoir des statistiques à jour sur le fonctionnement de l’entrepôt ;
- la réduction des erreurs dues à une gestion manuelle, grâce à la confirmation de l’opération effectuée, et donc une réduction des coûts cachés correspondants (par exemple, la non-exécution, partielle ou totale, de la commande).
Principaux inconvénients de l’introduction d’un WMS
À l’inverse, les principaux inconvénients sont :
- les coûts d’achat qui peuvent décourager l’investissement, surtout pour les petites entreprises, en particulier s’il était nécessaire d’acquérir plusieurs licences (par exemple, en présence de plusieurs entrepôts à gérer) ;
- les coûts de personnalisation, évidemment plus l’application “de base” offerte par le fournisseur de la solution nécessite des paramétrages pour s’aligner sur les besoins de l’entreprise, plus les coûts augmenteront ;
- les délais de mise en œuvre, de la définition des politiques de gestion au démarrage, assez longs.
Pour conclure, il est bon de se rappeler qu’un entrepôt peut fonctionner même sans l’aide d’un WMS, bien que, bien sûr, au prix d’une moindre efficacité et, surtout, d’une bien moindre efficience ; cependant, si le WMS n’a pas été correctement conçu et personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise, l’entrepôt qu’il soutient pourrait même avoir des difficultés à fonctionner quotidiennement. Le WMS doit donc être considéré comme un outil puissant capable d’améliorer la gestion des processus, et non comme un deus ex machina capable de résoudre tous les problèmes rencontrés dans l’entrepôt.
