Préparation des commandes : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
Si sa traduction littérale est “collecte des commandes”, la préparation des commandes consiste à gérer toutes les demandes provenant des clients. Qu’il s’agisse de clients finaux, de revendeurs ou de petits entrepreneurs, la préparation des commandes permet à l’entreprise d’échanger rapidement et de manière intuitive ses biens ou services sur un marché cible. Selon certaines données, la préparation des commandes représente près de la moitié de toute l’organisation logistique d’une entreprise car, contrairement au stockage et à la conception des entrepôts, la gestion des commandes facilite la compétitivité de l’entreprise.
Une fois la commande d’un client reçue (par le biais d’une communication, d’un e-mail, d’un achat via des plug-ins sur les sites de e-commerce), l’entreprise recherche dans son entrepôt le type de produit demandé et sa quantité, expédiant la marchandise dans les plus brefs délais. La préparation des commandes, en plus de relier l’entreprise et les clients, implique la plupart des départements d’une entreprise, devenant son activité principale.
Stratégies de préparation des commandes
Un entrepôt est conçu en fonction de l’activité de l’entreprise et des flux d’entrée et de sortie. Dans des délais prédéfinis, un inventaire détaillé est effectué pour définir les stocks et les réserves, afin d’intervenir là où des pénuries se présenteraient.
Grâce à l’utilisation de logiciels et d’un système de codes-barres, il est possible d’établir en très peu de temps le type et la quantité de marchandises présentes dans l’entrepôt, en consacrant moins de temps au réapprovisionnement des stocks.
La gestion des commandes est liée à la logistique d’entrée et de sortie car, grâce à l’utilisation de certains critères, il est possible d’optimiser chaque processus. Parmi les différentes stratégies, on peut choisir :
- LIFO (Last In First Out – dernier entré, premier sorti), adoptée pour réduire les pertes dans les transactions de produits influencées, par exemple, par l’inflation et le coût de la monnaie,
- FIFO (First In First Out – premier entré, premier sorti) utilisée dans le but d’éviter les stocks qui pourraient représenter, à la fin de l’exercice, une perte en termes de liquidités pour l’entreprise,
- FEFO (First Ended, First out) choisie par les entreprises qui traitent des marchandises facilement périssables ou obsolètes.
Préparation des commandes et compétitivité de l’entreprise
Une gestion optimale des commandes réduit les délais d’expédition des marchandises, permettant au client d’obtenir ce qu’il a demandé à court terme. En moyenne, une entreprise met de 24 à 72 heures pour expédier un produit et le temps est influencé par les modalités de paiement, la disponibilité des stocks et la distance entre l’entreprise et le client. La compétitivité de l’entreprise peut être améliorée grâce à :
- des partenariats avec des coursiers express rapides,
- des logiciels garantissant la disponibilité du produit à tout moment,
- des emballages automatisés pour l’expédition,
- une organisation interne pour réduire l’acquisition du produit,
- différents moyens de paiement permettant au client de choisir celui qui lui convient.
Si la préparation des commandes répond aux critères d’efficacité, d’efficience et d’optimisation des entrepôts, l’entreprise pourra être compétitive sur le marché en réduisant les pertes et en augmentant les bénéfices.
