de Gianpaolo Albertoni
Lorsqu’on décide d’expédier professionnellement ses marchandises via des tiers, il est vraiment important de fournir une série d’informations détaillées et exactes au transporteur ou au commissionnaire de transport choisi.
Même si de nombreuses variables interviennent dans ce processus (en fonction de la nature des marchandises, des unités de charge dans lesquelles elles sont contenues, des destinations, des modes de transport sélectionnés, etc.), il existe un ensemble d’informations et de choix qui sont absolument indispensables pour définir la nature du service que nous demandons, et pour en établir le coût ou la valeur.
Une bonne connaissance des informations qui doivent accompagner les marchandises peut nous aider à obtenir un service plus rapide et plus efficace, et à contenir le coût des opérations.
Les données fondamentales : les coordonnées
Commençons par les données essentielles que vous devrez communiquer : le nom complet ou la raison sociale de l’expéditeur et du destinataire, accompagnés des adresses complètes, des numéros de téléphone et, si disponible, d’une adresse e-mail.
Cela aide à garantir que la marchandise arrive à destination sans encombre : cela peut sembler banal, mais beaucoup de colis qui n’arrivent pas à temps présentent des problèmes de clarté dans des informations de base, telles que les coordonnées de destination ou celles des personnes à contacter pour obtenir des informations supplémentaires.
Les informations sur les marchandises expédiées
Passons aux détails de la marchandise : il est crucial de décrire de manière détaillée le contenu de l’expédition, de préciser la quantité, le poids total et les dimensions des colis.
Pour éviter des blocages (ou des coûts supplémentaires), il est nécessaire de décrire précisément la nature de la marchandise expédiée, mais aussi le poids et le volume exacts de l’unité de charge avec laquelle nous présenterons la marchandise, afin que le transporteur puisse réserver un espace adapté sur le véhicule affecté (dans le respect des exigences de groupage et de l’ordre de déchargement prévu) et organiser correctement les opérations de chargement et de déchargement.
De plus, déclarer la valeur de la marchandise est utile non seulement pour des raisons d’assurance, mais c’est souvent aussi nécessaire pour les formalités douanières.
De manière générale, pour les expéditions internationales, il est nécessaire de déclarer la valeur de la marchandise (la marchandise doit obligatoirement voyager avec une facture commerciale en trois exemplaires, ou une facture pro forma en cas d’envois non commerciaux), tandis que pour les expéditions nationales, c’est une option laissée à la discrétion de l’expéditeur.
Options d’enlèvement
En matière d’enlèvement et de livraison, plusieurs options sont à considérer, chacune avec ses avantages et ses coûts associés.
Si vous optez pour un enlèvement à domicile, vous devez savoir que cette commodité a un coût plus élevé. Cependant, c’est une solution qui permet d’économiser du temps et des efforts.
À l’inverse, déposer la marchandise dans un point de collecte peut être plus économique, mais cela demande une organisation préalable pour acheminer la marchandise jusqu’à ce point : un véhicule à consacrer à cet objectif et des opérations de chargement et de déchargement à réaliser en autonomie, ce qui — avis personnel — paraît raisonnable dans le cas d’expéditions dont les volumes n’excèdent pas quelques unités de charge de premier niveau.
Options de livraison
Les options de livraison sont elles aussi variées.
La livraison standard est la plus économique, mais elle peut nécessiter plusieurs jours ouvrables.
Ceux qui ont besoin d’une livraison plus rapide peuvent opter pour des expéditions « Express », qui garantissent généralement la livraison en un ou deux jours, bien qu’à un coût plus élevé.
Le choix de l’option la plus adaptée dépend largement des accords commerciaux en vigueur et des takt time convenus avec les clients, ainsi que des caractéristiques des marchandises et des distances à parcourir.
Enfin, la livraison sur rendez-vous offre davantage de flexibilité, en permettant de choisir un créneau de livraison spécifique, mais ce service peut également entraîner des coûts supplémentaires.
Documents nécessaires
Concernant les documents nécessaires : si vous expédiez sur le territoire national ou au sein de l’Union européenne, vous aurez besoin de la lettre de voiture qui accompagne la marchandise, d’une facture commerciale s’il s’agit d’une vente, et d’une liste de colisage (packing list) détaillée.
Si, en revanche, vous expédiez en dehors de l’UE, vous devrez remplir une déclaration en douane et fournir une facture pro forma ou commerciale.
Dans certains cas, des certificats d’origine ou d’autres certifications spécifiques peuvent également être requis, surtout pour des produits soumis à des réglementations particulières qui varient selon les pays de destination et leurs législations en vigueur.
En général, lorsqu’on expédie des marchandises vers des pays hors UE, il est toujours conseillé de contacter les autorités douanières locales afin de vérifier d’éventuelles exigences spécifiques pour le dédouanement des marchandises à l’exportation.
En faisant appel à des tiers, il est conseillé de profiter de l’expérience du transitaire/commissionnaire et de vérifier, via son service client, les éventuelles exigences de ce type pour les pays de destination.
Pensez toujours aux coûts additionnels possibles, comme l’assurance (calculée sur la base de la valeur de la marchandise et recommandée pour les expéditions de grande valeur), les droits de douane et la TVA pour les expéditions hors UE.
Préparer soigneusement l’ensemble vous aidera à éviter des problèmes pendant le transit et à la livraison, et à choisir l’option d’enlèvement et de livraison qui correspond le mieux à vos besoins, garantissant ainsi une gestion efficace et économique de votre logistique.
