Fondements de la réception des marchandises en entrepôt

Réception des marchandises et logistique entrante

La vie d’une entreprise se caractérise par l’entrée de flux de ressources qui, une fois entrées en entrepôt, sont transformées en biens et services à distribuer sur le marché. Dans le jargon des affaires, on parle d’input et d’output, c’est-à-dire de matières premières, facteur humain, énergies et savoir-faire utilisés pour créer des produits à distribuer à la clientèle.

Une série d’opérations répond à une logique fondamentale : produire pour vendre dans le but de satisfaire ou, mieux encore, de générer, de nouveaux besoins dans la collectivité. Grâce à l’utilisation des informations obtenues de l’environnement externe, l’entreprise parvient à s’organiser pour fonctionner sur le marché, cherchant à acquérir une part de concurrence par l’utilisation de différentes stratégies. Celles-ci sont conçues pour permettre à l’entrepreneur de poursuivre son activité économique, en organisant les processus opérationnels, de gestion et, enfin, directionnels.

Les inputs correspondent à toutes les ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, incluant :

• les éléments financiers tels que les capitaux, les crédits, les participations, les investissements de la part des associés ou des tiers ;
• les matières premières telles que les produits, les semi-finis ;
• les biens matériels tels que les machines, les installations, les énergies pour faire fonctionner les équipements ;
• les biens immatériels tels que les licences pour l’utilisation de brevets et marques, les concessions, le savoir-faire, les dessins industriels, les projets ;
• le capital humain constitué de travailleurs et de personnes spécialisées dans un domaine spécifique qui apportent leurs connaissances pour améliorer l’activité productive.

Chaque élément joue un rôle fondamental dans le processus d’entreprise, en portant une attention particulière à la phase initiale, car tout ce qui entre dans l’entreprise doit être utilisé pour garantir la chaîne de production. De plus, chaque élément est interconnecté aux autres pour faciliter chaque processus jusqu’à la transformation des inputs en outputs.

Dans ce contexte, la logistique entrante se distingue comme l’activité organisationnelle dédiée à la gestion optimale de tout ce qui entre dans l’entrepôt, avant même que les inputs ne soient transformés en outputs. Les ressources entrées dans l’entrepôt doivent nécessairement être organisées pour optimiser chaque opération liée à la phase de production.

L’organisation doit répondre aux critères d’efficacité et d’efficience, car il ne suffit pas seulement de définir un objectif (par exemple, se procurer des matières premières de qualité à des prix compétitifs), mais il est essentiel de garantir son atteinte dans des délais rapides. Ainsi, la réception des marchandises en entrepôt doit être conçue selon une logistique entrante étudiée en tenant compte de :

• du type d’activité de l’entreprise,
• des ressources à acquérir,
• de l’optimisation des processus en minimisant les coûts et en augmentant les profits,
• des objectifs que l’entrepreneur souhaite atteindre.

La logistique entrante

La logistique entrante appartient à cette phase du processus organisationnel où l’entrepôt reçoit les fournitures et les stocks nécessaires à la production. Étant le moment qui précède toute l’activité de l’entreprise, la logistique entrante sert de principe à l’ensemble de l’entreprise et, une fois les meilleures stratégies définies, facilite la poursuite de chaque processus. La gestion des flux entrants doit se faire à travers une série d’informations traitées de manière intégrée qui permettent d’avoir une vision claire de ce dont l’entreprise a besoin pour fonctionner. Grâce à une évaluation attentive, la réception en entrepôt se fera de manière ordonnée, en suivant des critères précis qui permettent de simplifier diverses opérations, telles que le stockage ou les activités liées à l’identification des stocks destinés à la production.

Il existe des facteurs qui peuvent affecter négativement la réception en entrepôt :

• les délais pour obtenir les matières premières (dus par exemple aux services de transport) ;
• le coût des ressources (qui pourrait être influencé par la délocalisation des fournisseurs, ou par les tarifs douaniers) ;
• les relations établies entre l’entreprise et les fournisseurs (les contrats de fourniture périodique facilitent l’acquisition des ressources contrairement aux contrats ponctuels et non durables).

Ces facteurs affaiblissent du point de vue de l’efficacité l’ensemble de l’activité de l’entreprise, qui pourrait supporter des coûts considérables pouvant conduire à l’échec.

La gestion de la chaîne d’approvisionnement se fait en optimisant les flux, par des décisions stratégiques qui permettent de prévenir ou, voire d’éliminer, les facteurs négatifs sans compromettre la qualité de la production.

À cet égard, la logistique entrante intervient, dont la fonction sera de programmer les flux entrants avec une économie substantielle pour l’entrepreneur et la capacité d’utiliser toutes les ressources en évitant les gaspillages. Outre les délais, les contrats et les relations avec les fournisseurs, la logistique entrante planifiera les transporteurs, répartira les ressources dans les différents départements de production, identifiera les opérateurs nécessaires pour assurer la réception correcte en entrepôt.

L’importance des informations

L’information est définie par une série de données qui, interconnectées, fournissent des indications à interpréter pour obtenir des nouvelles utiles. Dans l’entreprise, les informations sont disponibles à l’intérieur de l’entreprise et à l’extérieur par le biais des relations avec l’environnement, et chaque donnée est fondamentale pour définir la logistique entrante.

Les informations reçues de l’extérieur permettent à l’entrepreneur de comprendre quels sont les nouvelles tendances sur le marché, quels sont les besoins de la collectivité, quelle est la demande à satisfaire et à quel prix offrir ses produits pour être concurrentiel avec les autres entreprises. Chaque donnée permet de programmer, de manière stratégique, les flux entrants en pouvant choisir des matières premières à des prix compétitifs mais de haute qualité, en optant pour l’adoption de logiciels qui favorisent un contact direct avec les fournisseurs, en étudiant les études de marché pour améliorer la production en offrant des produits innovants.

Les informations provenant de l’intérieur de l’entreprise ont une valeur supplémentaire, car elles offrent un aperçu clair de la santé et des disponibilités de l’entreprise. Connaître immédiatement quelles sont les ressources disponibles et celles qui doivent être immédiatement acquises signifie pouvoir répondre rapidement à toutes les exigences de l’activité de l’entreprise. L’un des problèmes qui affectent souvent le bilan est la présence de stocks invendus, qui représentent pour l’entreprise un coût dont il est impossible de tirer un profit futur. Même les stocks, s’ils ne sont pas correctement alloués, peuvent se détériorer entraînant une dépense considérable pour l’entrepreneur.

Le contrôle immédiat des approvisionnements réduit les gaspillages en réduisant les stocks, produisant la quantité de biens ou de services nécessaire pour couvrir la demande sur le marché. Le niveau optimal de production permet à l’entrepreneur de vendre ses produits à un prix concurrentiel en satisfaisant un groupe de clients. Pour obtenir des résultats adéquats, il est nécessaire de disposer de logiciels intégrés, capables de centraliser toutes les informations en un seul point. Les programmes identifieront les manques de stock, amélioreront le stockage, organiseront les commandes en entrepôt en simplifiant la phase d’approvisionnement. Les technologies informatiques aident beaucoup l’entrepreneur dans la réception des marchandises en entrepôt et, grâce à l’utilisation de codes-barres ou de QR codes, mémorisent toutes les informations relatives à un article.

Relations avec les fournisseurs et utilisation des technologies

À une époque où chaque relation est numérisée pour réduire l’utilisation du papier et simplifier diverses pratiques, les relations d’une entreprise deviennent également électroniques. Les factures sont émises en ligne pour économiser les coûts d’expédition (comme les recommandés et les timbres) et la gestion de la documentation (ouverture d’archives et utilisation de dossiers pouvant nécessiter de l’espace) se fait sur des supports informatiques.

Des outils tels que la PEC (Poste Électronique Certifiée) et la signature numérique permettent d’avoir une documentation numérisée avec la même efficacité qu’un document papier. Bien entendu, la présence de factures et de contrats a des finalités juridiques différentes, servant de preuves ou permettant de revendiquer la protection des droits devant le juge. C’est la loi elle-même qui, dans de nombreux cas, attribue la valeur légale d’une lettre recommandée à l’e-mail envoyé par PEC, tout comme la signature numérique est équivalente à la signature traditionnelle. Les services numériques sont rapides (la livraison de l’e-mail au destinataire est immédiate, obtenant instantanément l’accusé de réception), tout comme la communication entre fournisseurs peut se faire sur place sans se déplacer de son entreprise.

De nombreux réseaux sociaux permettent de communiquer en utilisant une simple connexion, et les commandes peuvent se faire à l’aide de plug-ins présents sur le site de l’entreprise fournisseur.

Les paiements se font en ligne par l’ouverture de comptes bancaires facilitant l’échange d’argent sans se rendre à la banque, tandis que des applications innovantes simplifient les achats en utilisant un simple e-mail.

Fournitures et logistique entrante

La jurisprudence identifie de nombreuses figures juridiques pour définir les relations entre le fournisseur et l’entreprise. Chaque type de contrat a des spécificités qui le rendent adapté à différents besoins. Par exemple, pour une entreprise qui se consacre à la vente directe au public, les contrats de concession et de distribution sont prédominants, tandis que la fourniture implique la périodicité de la relation et la synallagmaticité des prestations. En tout état de cause, il est bon d’avoir l’assistance d’un avocat lors de la conclusion du contrat, avec la possibilité d’inclure des clauses protégeant l’entreprise des revendications injustes de tiers. Un contrat approprié améliore la logistique entrante car la périodicité et la continuité de la relation contribuent de manière optimale aux processus de production sans perte de temps ni coûts supplémentaires. Les modalités de paiement doivent également être définies par des clauses : la clarté et la transparence de l’accord entre l’entreprise et le fournisseur préviennent les conflits entre les parties en soutenant les droits de chacun dans l’achat et la vente des fournitures.

Réception des marchandises et gestion de l’entrepôt

Une fois les matières premières, les semi-finis, et les ressources nécessaires à la production des biens acquis, l’entrepreneur doit identifier une stratégie permettant de stocker les marchandises selon des critères optimisant l’acquisition de chaque produit. Les méthodes les plus couramment utilisées sont au nombre de trois, et chacune d’entre elles répond à un principe logistique particulier.

Le FIFO (First in – First Out) est également connu sous le nom de premier entré, premier sorti et permet une gestion optimale des marchandises, surtout lorsqu’il s’agit de produits à date d’expiration ou à détérioration rapide. De nombreux produits deviennent obsolètes à court terme et, pour éviter des pertes de capital, ils doivent être stockés et distribués le plus rapidement possible. Le critère FIFO se retrouve également dans la comptabilité de l’entreprise, surtout si au cours de l’année civile des variations de prix ont eu lieu et ont impacté le bilan final.

Similaire à la méthode FIFO, le FEFO (First ending – expired, First out) ne prend pas en compte la date de réception des marchandises, mais plutôt leur date d’expiration. Il est possible que, parmi les nombreuses fournitures, il y ait des produits achetés en premier mais dont l’obsolescence est lente (par exemple, boîtes, emballages, etc.), et des marchandises achetées ultérieurement mais dont la détérioration est immédiate. Ce sont les produits périssables qui sont distribués, contrairement aux produits à longue conservation qui seront stockés pour une utilisation future.

Le critère LIFO (Last In – First Out) est principalement adopté au niveau comptable, car la comptabilisation des coûts récents permet d’avantages sur le bilan. Étant un méthode selon laquelle les produits arrivés en dernier sont distribués en premier, leur valeur diffère des stocks qui seront comptabilisés à des prix plus bas. Le prix d’un stock est influencé par son obsolescence, de sorte qu’il peut être vendu à un prix inférieur au coût de sa production. Un produit arrivé en dernier a une valeur de marché plus élevée, permettant à l’entrepreneur de le vendre à un prix plus élevé et donc d’en tirer un profit.

Valorisation de l’entrepôt

Les méthodes FIFO, FEFO et LIFO ont pour but de valoriser l’entrepôt en permettant de comptabiliser et de distribuer les marchandises entrantes selon des critères spécifiques. Chaque technique permet à l’entrepreneur de suivre les stocks, les réserves et les ressources présentes dans l’entreprise, offrant une vue claire et détaillée des marchandises arrivées en entrepôt. Avec la méthode FIFO, il prévient l’accumulation de restes qui pourraient ne pas être vendus, contrairement au critère FEFO qui lui permet de distribuer immédiatement les produits périssables réduisant ainsi les pertes en entrepôt. Avec le LIFO, il peut connaître les variations de prix d’un produit au cours de l’année, en évaluant les fluctuations et les coûts supportés par l’entreprise.