par Paolo Facco
La méthodologie 5S est née au Japon et a eu pour principal promoteur Hirano Hiroyuki. Il s’agit d’une procédure conçue dans le but d’éliminer tout ce qui représente un gaspillage, en partant des objets jusqu’aux habitudes des personnes, pour en arriver à n’utiliser que ce qui est vraiment nécessaire.
De nombreuses entreprises ont appliqué les 5S avec succès, en améliorant la qualité du travail des personnes et des produits. C’est une méthodologie qui doit être mise en pratique avec l’état d’esprit de l’amélioration continue (Kaizen) et qui consiste en 5 étapes portant des noms japonais commençant par la lettre S, mais qui sont rapportées ci-dessous avec leurs traductions en français.
1° Séparer : éliminer tous les objets non nécessaires
Organiser une équipe dédiée à une zone de travail, donner à chacun 4 étiquettes rouges. Chaque personne devra coller une étiquette rouge sur un objet qu’elle considère comme non nécessaire dans la zone en question et donc éliminable.
Définir une zone « étiquette rouge » dans laquelle placer tous les objets portant une étiquette.
Établir un calendrier dans lequel indiquer :
- le jour, l’heure et le lieu où les membres de l’équipe doivent se retrouver pour coller les étiquettes
- la date de réunion pour évaluer la zone « étiquette rouge », en général on se retrouve un mois plus tard
Une étiquette doit être collée en fonction de la fréquence avec laquelle un objet est utilisé et sur chaque objet jugé non nécessaire on doit toujours coller une seule étiquette, jamais plus d’une.
Faire une liste de tous les objets portant une étiquette. Une fois qu’un objet est retiré de la zone « étiquette rouge », il faut avertir le responsable de l’équipe. Le responsable doit indiquer dans la liste quel objet a été pris et pendant combien de temps ; il doit en outre s’assurer que cet objet soit remis à sa place.
L’équipe se réunit et décide quels objets portant une étiquette sont réellement à éliminer. Les modalités d’élimination sont nombreuses.
La liste de départ est modifiée en excluant les objets qui ont finalement été effectivement éliminés de la zone de travail analysée.
Les espaces vides obtenus sont identifiés.
2° Ranger : organiser les objets de manière à ce qu’il soit facile de les trouver, de les utiliser et de les remettre à leur place
L’équipe se réunit et réalise le plan 5S. Il s’agit d’un schéma dans lequel sont représentés :
les emplacements actuellement occupés par les équipements, les matériaux, les machines et les personnes
les flèches correspondant aux déplacements des matériaux et des équipements. Les flèches doivent être dessinées selon la séquence dans laquelle les opérations se déroulent et numérotées en conséquence
Le plan est modifié de manière à en obtenir un satisfaisant, indiquant les emplacements jugés optimaux pour positionner matériaux, équipements et machines. La modification du plan doit être réalisée en tenant compte :
- des points trop « encombrés », où se croisent trop de flèches, qui doivent être éliminés
- des principes de rangement des objets, selon lesquels : les objets utilisés le plus fréquemment doivent être placés près du lieu d’utilisation tandis que ceux qui sont peu utilisés doivent être placés plus loin ; les objets doivent être positionnés en tenant compte des règles dictées par l’ergonomie
Une fois le nouveau plan obtenu, on l’utilise comme référence pour modifier les positions des objets dans la zone de travail en question et donc pour faire avancer le processus de standardisation.
Standardiser les processus dans une zone de travail signifie faire en sorte que ceux-ci puissent être effectués facilement par n’importe qui, en réduisant la marge d’erreur. Ce résultat peut être atteint par l’usage du Contrôle Visuel, c’est-à-dire par un moyen de communication qui, en un seul coup d’œil, permette de comprendre comment effectuer une certaine opération (par exemple comment utiliser une machine), en général au moyen de panneaux.
Dessiner le plan final des 5S de manière claire et l’afficher dans la zone de travail où tous peuvent le voir.
3° Nettoyer : maintenir une zone de travail dans des conditions optimales afin que les équipements et les matériaux soient toujours utilisables
Dans une zone de travail, on organise une équipe dédiée au nettoyage.
L’équipe réalise un plan 5S qui montre les zones à nettoyer, le responsable du nettoyage de chaque zone, les méthodes de nettoyage, les outils à utiliser pour nettoyer et un calendrier indiquant les tours de nettoyage.
Toutes ces informations doivent être mises par écrit par l’équipe et affichées dans des tableaux bien visibles de tous.
L’équipe s’occupe, en plus du nettoyage, aussi de l’inspection des machines, des équipements et de leur maintenance, sauf si cette dernière nécessite l’intervention d’un expert (dans ce cas, il faut prévenir les responsables afin d’organiser une opération de maintenance).
4° Standardiser : faire en sorte que les trois premiers piliers soient appliqués régulièrement par les travailleurs
Même s’il est cité en quatrième position, ce pilier concerne quelque chose qui doit être fait dès que l’on commence à décider comment effectuer l’élimination des objets inutiles (premier pilier).
Puisque les trois premiers piliers concernent des activités qui doivent être répétées dans le temps, comme le nettoyage qui évidemment ne peut pas être réalisé une seule fois mais doit être fait régulièrement, pour que ces activités soient effectuées de façon continue il faut qu’elles deviennent des habitudes, une partie intégrante du travail quotidien.
Pour suivre l’efficacité des activités réalisées, il est utile de créer une check-list des niveaux de standardisation.
Le quatrième pilier s’entrecroise avec le cinquième car aucun des deux ne peut exister sans l’autre, exactement comme les trois premiers ne peuvent subsister sans les deux derniers.
5° Respecter les règles : faire en sorte que les 4 piliers soient respectés par tous
Pour qu’une règle soit respectée, il faut que l’avantage qui en dérive en la respectant soit supérieur à celui que l’on obtiendrait en ne la respectant pas.
Certainement, ce résultat peut être obtenu en organisant des réunions où l’on explique aux travailleurs l’importance de la méthode des 5S, c’est-à-dire les bénéfices que cette méthode peut apporter ; toutefois cela ne suffit pas. La méthode ne peut réussir que si les activités des piliers deviennent des habitudes pour ceux qui doivent les réaliser.
Il faut s’appuyer sur une habitude qui conditionne le travail de tous au sein d’une organisation (entreprise, société, …). Une fois cette habitude modifiée, un changement énorme se manifeste dans l’organisation : la qualité du travail et la réponse aux demandes du marché (en termes de qualité des produits et de rapidité de livraison) s’améliorent de manière significative.
Cela se produit parce que, une fois modifiée une certaine habitude appelée « habitude clé », de nombreuses autres habitudes qui y sont liées changent à leur tour et des changements en chaîne apparaissent (type « effet domino »).
L’habitude clé sur laquelle agir pour obtenir ces changements n’est pas la même pour toutes les organisations, les cas sont très nombreux, et malheureusement elle est difficile à trouver. Pour la trouver, il faut mener une enquête sur les défauts, sur ce qui ne fonctionne pas comme cela devrait. Une fois obtenue une liste de ces éléments, il faut la regarder et comprendre ce que tous ont en commun : ce point commun concerne (ou est précisément) l’habitude clé à modifier.
Penser qu’un certain phénomène se produit pour de nombreuses causes n’est souvent pas correct, car il est peu probable que toutes les causes se retrouvent ensemble précisément pour permettre la réalisation de ce phénomène donné.
En ce qui concerne la manière de modifier l’habitude clé, les possibilités sont très nombreuses ; au sein de l’organisation, certaines personnes doivent choisir la meilleure voie. Les effets qui en dériveront, s’il y en a, ne seront pas tous prévisibles (surtout dans des organisations très vastes comme les multinationales) et certains pourraient même être négatifs : tout dépend de la voie que l’on choisit de suivre.
