Nous remercions Kelmer Group pour cet approfondissement sur l’Audit post-expédition.
Conformité accrue de l’entreprise, amélioration des contrats et… réduction des coûts !
« Un audit de fret est le processus d’examen, d’ajustement et de vérification des factures de fret pour en garantir l’exactitude »… il suffit de se référer à Wikipedia pour comprendre la signification internationale (notamment américaine) d’un terme qui semble à première vue très générique.
On parle d’Audit POST-expédition lorsque le contrôle porte sur des factures déjà payées. Dans le cas contraire, il s’agit d’un Audit PRE-expédition.
Il est évident pour tous que le contrôle de certains types de factures de transport, principalement celles relatives aux transports aériens, maritimes ou aux transporteurs express, n’est pas du tout simple, et une analyse correcte nécessite des compétences, des outils et des ressources.
On observe également un paradoxe fréquent : plus l’entreprise est grande, moins le contrôle interne de l’exactitude des factures de transport est précis. Cela est dû à la fois à la quantité de travail qui dépasse le nombre de personnes affectées au contrôle, mais aussi au fait que des systèmes de contrôle automatique (souvent intégrés aux TMS) sont généralement mis en place, mais leur efficacité est limitée : ils surveillent efficacement les postes de dépenses les plus simples (le fret dans les transports complets, le groupage, etc.), mais négligent souvent les postes plus complexes (suppléments, arrêts, urgences, ajustements, etc.).
Statistiquement, dans les catégories de transport les plus critiques (aérien, maritime), le fret représente seulement 70 % du coût total, et les 30 % restants sont d’autres coûts qui ne sont donc pas suffisamment contrôlés. Les statistiques montrent qu’une facture sur sept contient une erreur, et en moyenne, dans les catégories les plus critiques, entre 1 % et 5 % des coûts sont contestés auprès du fournisseur.
Il est important de préciser que les erreurs de facturation de la part des fournisseurs ne sont que rarement intentionnelles ; dans la plupart des cas, elles sont dues à de la négligence ou à un manque d’alignement entre le service commercial (qui négocie les conditions tarifaires avec les clients) et le service comptable qui émet les factures.
L’avantage le plus évident de réaliser un contrôle efficace des factures est la récupération d’argent par le biais de remboursements de la part des fournisseurs. Mais il existe d’autres bénéfices tout aussi importants : l’augmentation de la conformité de l’entreprise, le renforcement des négociations futures et une meilleure intelligence économique que l’auditeur peut centraliser et rendre disponible au client.
En associant des auditeurs externes aux processus internes de l’entreprise, chargés du (re)contrôle des factures déjà payées, la conformité augmente car le processus de Procurement-To-Pay devient plus robuste.
L’audit des factures met en lumière toutes les « zones grises » des accords commerciaux, les coûts mal négociés, les oublis ; et fournit donc au responsable logistique de nombreuses pistes pour améliorer les contrats futurs.
Les rapports générés par un auditeur sont pertinents et viennent compléter les données de l’entreprise pour améliorer l’analyse des dépenses et le soutien à la prise de décision.
Mais comment un auditeur parvient-il à identifier des erreurs que les processus internes classiques ne repèrent pas ? Il existe deux éléments essentiels : la technologie et l’entrée de données massive.
Par technologie, on entend des logiciels capables de gérer toutes les nuances tarifaires, de recalculer le coût de tous les éléments de l’expédition et de le comparer à ce qui a effectivement été payé.
Par entrée de données, on entend la capture de toutes les informations utiles présentes dans les factures et les pièces jointes, souvent même les annotations manuelles, les réserves sur les bons de livraison, etc. La numérisation de ces informations est un élément très important pour un audit exhaustif.
