Les activités supplémentaires et les travaux en économie dans l’intralogistique

par Massimiliano Manca

Les travaux en économie dans les entrepôts ont souvent un impact très important sur la valeur globale du contrat de sous-traitance des processus logistiques : il n’est pas rare qu’ils dépassent même 10/15 % du montant total prévu pour les activités contractuelles.

Ce phénomène est d’autant plus marqué lorsque le contrat d’externalisation est très générique et ne prend pas en compte d’éventualités de travaux qui, d’une manière ou d’une autre, sont tout de même inhérents à l’opération demandée au prestataire ; de plus, il arrive souvent qu’avec le temps, le client demande des travaux qui n’étaient initialement pas prévisibles et qui ne sont pas nécessaires par rapport au flux logistique initial. Il est clair que derrière les travaux non clairement contractualisés, il existe toujours un risque qu’ils soient considérés comme allant de soi par le client ou, de la part du prestataire, qu’on en exagère l’engagement et la valeur pour lesquels leur rémunération…

Dans tous ces cas, on utilise le « pack des heures en économie » pour reconnaître la rémunération, plus ou moins correcte, pour les prestations réalisées.

Il est donc important de toujours insérer dans le contrat l’élément « Travaux supplémentaires » et de l’encadrer dans la logique des travaux en économie.

Cela permet de gérer l’exécution des activités internes à la mission, au cours desquelles des ressources humaines sont utilisées pour un temps déterminé et, parfois, des matériaux sont consommés. Dans cette optique, il devient indispensable de mesurer l’activité et son exécution : l’approche mentionnée permet de suivre les activités d’engagement et de consommation du magasin et des ressources humaines, en générant à la fin des mouvements de comptabilité analytique pour les centres de coûts et les missions.

Les travaux mentionnés peuvent être classés en deux grandes catégories en fonction du centre de coût auquel ils se rattachent :

• Travail interne : Activités qui affectent les coûts internes de l’entreprise, sans relation avec les clients (par exemple, un inventaire extraordinaire nécessaire suite à des événements internes tels que des rénovations d’entrepôt et/ou l’insertion de nouvelles lignes de produits en cours de projet) ;

• Travail externe : Activités impliquant l’émission d’une facture à des tiers, qu’ils soient clients ou fournisseurs (par exemple, le tri des UDC à l’entrée, généralement non prévu mais nécessaire dans un cas spécifique, ou encore le regroupement extraordinaire des UDC destinées au client selon des logiques différentes de l’habituel).

Quelles que soient les activités spécifiques, je souligne encore une fois l’importance de la transparence avec laquelle ces travaux sont enregistrés : des éléments tels que les extensions de missions, la création d’un bon profil d’activité, la catégorisation et la gestion des ordres de travail, la comptabilisation multiple des ordres de travail et bien sûr les implications avec la comptabilité analytique sont des aspects importants.

Un autre aspect intéressant à considérer est l’unité de mesure utilisée pour identifier et reconnaître les travaux en économie. Sommes-nous toujours sûrs qu’il faut recourir à l’heure et donc au coût horaire ? En réalité, non.

Une fois que la productivité du processus à utiliser comme référence (qui doit être durable !) est clarifiée, il vaut la peine de mesurer les travaux supplémentaires à travers l’unité minimale du travail effectué. Prenons un exemple :

Il arrive occasionnellement que, dans le processus global de réception des marchandises en entrepôt, le palet qui arrive du fournisseur doive être trié différemment de l’habituel : en effet, dans la plupart des cas, il s’agit de palettes mono-produit, avec une vérification rapide, mais parfois le fournisseur envoie des palettes avec des couches contenant des produits différents ou même complètement mélangés.

Il est évident que dans la routine, l’évaluation de l’activité de réception des marchandises, mesurée en nombre de palettes mono-produit, a une certaine importance, tandis que dans ces cas spécifiques, le processus de réception des marchandises, qui inclut également le tri, mérite une valorisation différente.

Étant donné que l’on connaît, en moyenne, le temps nécessaire pour le tri, la vérification et tout ce qui concerne l’unité minimale de l’activité (le colis individuel), il est beaucoup plus efficace et objectif de mesurer l’activité en nombre d’unités minimales et de leur attribuer une valeur, plutôt que de considérer les heures en économie à attribuer au prestataire.

Ainsi, la comptabilisation des activités en économie devient plus simple et objective.