Appel d’offres WMS : les étapes clés pour choisir, installer et mettre en service le bon logiciel
Pourquoi la gestion d’un appel d’offres WMS est une étape stratégique
Le processus d’achat de produits ou de services liés aux activités logistiques, y compris lorsqu’il s’agit de logiciels, est généralement mené par les entreprises de manière ponctuelle.
C’est pourquoi les compétences spécifiques et la méthodologie nécessaires à la conduite d’un appel d’offres ne font pas toujours partie de leur savoir-faire interne. Celui-ci est, à juste titre, principalement concentré sur la conception, la production et la commercialisation de leurs propres produits.
Pourtant, les achats liés à la logistique revêtent presque toujours une importance majeure, tant sur le plan économique — investissements significatifs et/ou coûts annuels élevés — que sur celui de l’efficacité opérationnelle et du niveau de service.
Le risque de se tromper, puis de subir les conséquences de cette erreur sur le long terme, est donc élevé : choix d’un fournisseur inadapté, dépenses supérieures au nécessaire, coûts d’exploitation plus importants, délais de mise en route prolongés, dégradation du service client, etc.
Choisir un WMS : une décision plus complexe qu’une simple démonstration logiciel
La sélection, l’installation et la mise en service d’un WMS se révèlent souvent plus complexes qu’il n’y paraît à première vue.
Il serait réducteur de se limiter à visionner des démonstrations, à recueillir les offres de quelques acteurs du marché et à les comparer pour faire un choix.
Avant de sélectionner un logiciel de gestion d’entrepôt, il est nécessaire de mener une série d’actions permettant d’obtenir des propositions complètes, fiables et comparables entre elles.
Étape 1 : réaliser un audit des processus d’entrepôt avant le choix du WMS
La première étape consiste à réaliser un audit des processus d’entrepôt.
Cette phase est essentielle pour contextualiser les activités spécifiques, les flux et les objectifs à atteindre. L’audit est également utile car il fournit aux fournisseurs participant à l’appel d’offres une vision claire de ce que le logiciel devra permettre de réaliser, comme décrit dans le chapitre « Rapport de fonctionnement de l’entrepôt » du Cahier des Charges Technique Logistique.
Cet audit consiste principalement à collecter les données relatives à l’entrepôt :
- flux entrants et sortants ;
- stocks ;
- organisation de la préparation de commandes ;
- particularités des unités de charge ;
- paramètres spécifiques ;
- structures ;
- fonctionnalités attendues ;
- interfaces avec l’ERP de l’entreprise.
L’audit de l’entrepôt est particulièrement important pour vérifier si les processus actuels sont alignés avec les meilleures pratiques modernes.
La simple installation d’un WMS ne garantit pas, à elle seule, l’optimisation des processus.
Étape 2 : identifier les fournisseurs WMS les plus adaptés au projet
La deuxième phase consiste à définir la liste des fournisseurs les plus adaptés.
Sur la base des exigences fonctionnelles et technologiques, du niveau d’investissement, des caractéristiques de l’entreprise acheteuse et d’autres critères pertinents, il est possible d’identifier les entreprises les mieux positionnées pour répondre au projet concerné.
Étape 3 : rédiger les spécifications techniques et le cahier des charges WMS
À l’issue de cette phase, les spécifications techniques, ou user requirements, sont rédigées.
Elles décrivent en détail les exigences technologiques, fonctionnelles et de performance qui serviront non seulement de base à l’analyse technique, mais également de référence pour les tests d’acceptation.
Les spécifications techniques sont accompagnées du cahier des charges, dans lequel est notamment indiquée la décomposition précise des prix à présenter dans l’offre.
Cette étape est indispensable pour réaliser une comparaison technico-économique correcte entre les différents fournisseurs WMS.
Étape 4 : analyser les offres des fournisseurs WMS
Vient ensuite l’analyse des offres.
Grâce à notre expérience et à notre capacité d’analyse, nous examinons les propositions afin d’éviter que des pièges ne se cachent dans les détails de la description de la fourniture, dans les exclusions ou dans des clauses insuffisamment claires.
Après l’analyse des offres, et après les éventuelles demandes d’intégration d’informations ou de précisions auprès des fournisseurs qui ne sont pas parfaitement alignés avec les exigences formulées, il est possible de procéder à la comparaison technico-économique.
Étape 5 : comparer les offres WMS sur des bases homogènes
La comparaison des offres constitue une phase déterminante de l’appel d’offres WMS.
Le Client se trouve généralement dans une position favorable lorsqu’il dispose d’offres homogènes et comparables du point de vue des prestations attendues.
À ce stade, le prix devient l’un des paramètres les plus importants, ce que les fournisseurs savent parfaitement, en particulier lorsqu’ils identifient ou supposent la contribution de Simco dans la conduite du processus.
Étape 6 : négocier et sélectionner le meilleur fournisseur WMS
C’est alors le moment de la négociation commerciale.
En suivant la méthode décrite, même de manière synthétique, il devient possible de faire le bon choix et d’obtenir un excellent rapport qualité-prix.
Les avantages d’une méthode structurée pour choisir un WMS
Selon une étude récente, une partie importante des problèmes rencontrés dans les projets informatiques est liée à des inefficacités lors de la phase de sélection du logiciel.
Les causes les plus fréquentes concernent, d’une part, l’analyse préliminaire des processus sur lesquels le logiciel devra être déployé et, d’autre part, les critères utilisés pour sélectionner et comparer les fournisseurs.
En définitive, les principaux avantages de l’application de cette méthode sont les suivants :
- Vérifier la qualité des processus avant l’installation et la mise en service d’un WMS. L’audit des processus d’entrepôt permet également de concentrer le processus de sélection sur les aspects les plus importants que le WMS devra couvrir.
- Sélectionner une liste de fournisseurs adaptée aux exigences du Client et aux spécificités des opérations d’entrepôt.
- Rédiger un Cahier des Charges Technique Logistique servant à la fois de macro-analyse pour le logiciel et de référence unique pour l’élaboration des offres par les fournisseurs. La fourniture est ainsi définie par le Client lui-même, ce qui permet de comparer les participants à l’appel d’offres principalement sur la base du prix.
- Comparer les logiciels selon des critères et des fonctionnalités réellement nécessaires au Client, et non uniquement sur la base des points forts que chaque fournisseur cherche à mettre en avant lors des démonstrations.
- Valider, grâce notamment aux compétences et à l’expérience des consultants Simco, les données fournies par les participants à l’appel d’offres pendant les démonstrations et dans l’offre technique.
- Mettre en place un échange constructif au sein de l’équipe de travail et avec les fournisseurs impliqués, selon une méthode solide, testée auprès de nombreux clients.
- Réduire les délais et les coûts par rapport aux procédures traditionnelles fondées principalement sur les démonstrations de produits.
- Réduire les risques au minimum, tout en améliorant la qualité des décisions prises.
Pourquoi faire appel à Simco pour un appel d’offres WMS
Simco a géré des appels d’offres liés à l’introduction de logiciels de gestion opérationnelle d’entrepôt, ou WMS, pour plusieurs millions d’euros.
Cette expérience lui a permis de développer des compétences spécifiques et d’accumuler un savoir-faire qui garantissent, en toute indépendance vis-à-vis des différents fournisseurs, des achats particulièrement avantageux sur le plan économique et maîtrisés en termes de risques.
Dans toutes les situations où Simco est intervenue, ses honoraires ont été largement compensés par les économies réalisées et par les certitudes obtenues à l’issue de l’appel d’offres.
Une connaissance approfondie du marché des logiciels WMS
Simco possède une connaissance approfondie du marché des fournisseurs de logiciels de gestion d’entrepôt.
Cette connaissance est organisée dans une base de données gérée selon les procédures de son Système Qualité. Simco est ainsi en mesure d’accompagner ses clients à toutes les étapes du processus, de l’achat à la mise en service.
Forte de 35 ans de connaissance du marché, Simco est capable de :
- Impliquer uniquement les fournisseurs en mesure de satisfaire les critères d’évaluation convenus avec le Client, qui seront pris en compte lors de l’attribution du marché : prix, structure de l’entreprise, taille, solidité financière, part de marché, niveau technologique, niveau de sous-traitance, capacité d’innovation, références, certifications, etc.
- Mettre en évidence, pour chaque concurrent, les points forts et les points faibles caractéristiques : rigidité ou flexibilité, ponctualité et respect des délais de livraison, qualité et coût du service après-vente, etc.
- Contribuer également à la phase d’installation.
