L’externalisation pour l’e-commerce

Dans un précédent article, nous avons introduit le sujet de l’externalisation pour les entreprises qui vendent en ligne. Ce sujet est également très complexe, et dans cet article, nous essaierons de nous limiter aux aspects concernant ce canal de vente particulier.

Souvent, les entreprises font appel à des prestataires de services logistiques intégrés, également appelés 3PL (Third Party Logistic Service Provider); en général, leur utilisation peut être prévue pour :

• Les laisser effectuer toutes les activités opérationnelles, y compris la gestion des produits, l’activité après-vente et la gestion des retours (dans ces cas, on parle généralement de sociétés 4PL…)

Figure 1 – structure 1PL – 4PL

• Ou seulement les activités d’entrepôt. Dans de nombreux cas, les entreprises utilisent deux prestataires distincts : l’un pour l’activité plus classique de distribution au canal de détail, l’autre pour l’activité plus spécifique du canal en ligne.
• Effectuer seulement une partie des activités logistiques : par exemple, en externalisant uniquement la gestion d’un nombre limité de codes à très haute rotation, ou en déléguant certaines activités considérées comme non stratégiques, comme les activités de « kitting » (assemblage d’articles composés de plusieurs composants) ou la gestion de la « reverse logistics », en gardant en interne toutes les activités de logistique « inbounds » et « outbounds ».

Les activités d’entrepôt peuvent être réalisées :

• Complètement par un 3PL qui met à disposition tous les actifs nécessaires, y compris le savoir-faire et l’infrastructure informatique
• Par un 3PL qui met à disposition uniquement le personnel et certains moyens d’exploitation tandis que les actifs principaux (bâtiment, équipements de manutention en prêt, etc.) sont de la responsabilité de l’entreprise mandante

Dans ce dernier cas, l’avantage est de réussir à mieux contrôler les coûts logistiques, tout en maintenant un bon contrôle de la gestion opérationnelle, donc du niveau de service, et en pouvant assurer une bonne flexibilité à exploiter en cas d’urgence, de changements de stratégie et même seulement pendant les pics d’activité.

Quand est-il toujours avantageux d’externaliser ? Dans certains cas, l’externalisation est toujours recommandée :

• Pour les nouvelles startups ou pour les entreprises entrant sur un nouveau marché/pays : dans ce cas, la logistique en externalisation permet une immobilisation de capital minimale et la réduction du risque d’entreprise, permettant un turnover rapide et la flexibilité nécessaire en phase de stabilisation du business.
• Pour des activités logistiques de courte durée ou de faible ampleur : en cas de besoin de services d’entreposage pour une période limitée, la logistique en externalisation est un élément fondamental garantissant l’adaptabilité à chaque besoin. Dans ce cas, l’entreprise n’aura pas à supporter des investissements excessifs pour mettre en place un système de stockage adéquat, qui pourrait devenir inutile à long terme.
• Pour toutes les activités logistiques secondaires et non stratégiques : nous avons déjà vu quelques cas précédemment ; il s’agit de certaines activités en complément du cœur de métier qui peuvent être facilement externalisées, sans pour autant remettre en question le service aux clients.

Dans tous les autres cas, il convient d’évaluer attentivement les avantages et les inconvénients, et de réaliser une étude préliminaire minutieuse et précise.

En général, les principaux avantages de l’utilisation d’un 3PL sont les suivants :

• Certitude et transparence des coûts en fonction du service rendu, qui devra être mesuré avec soin et attention
• La plupart des coûts logistiques deviennent variables
• Les risques (et les bénéfices) peuvent être partagés avec le 3PL
• Les coûts opérationnels sont réduits grâce aux synergies d’échelle et aux gains de productivité que le 3PL peut obtenir
• Augmentation de la productivité,
• Amélioration des standards de qualité et de service et
• Apport de savoir-faire spécialisé et de « technologies innovantes », grâce au professionnalisme du 3PL
• Augmentation de la flexibilité opérationnelle et de la scalabilité de la solution, également grâce aux synergies que le 3PL peut obtenir
• Les projets de changement/amélioration sont plus rapides
• L’entreprise peut ainsi se concentrer sur la gestion de ses activités stratégiques
• On est obligé de mesurer les performances et la qualité des activités -> meilleure connaissance des processus logistiques (également en garantie des engagements contractuels)
• On n’a plus à se soucier des problèmes de sécurité en entrepôt
• On peut faire appel à des sociétés qui effectuent également le transport
• Les installations technologiques des entrepôts sont déjà conformes aux exigences réglementaires ou du marché

Figure 2 – résultats obtenus grâce à l’externalisation

Voici les risques possibles :

• Il y a un risque de perdre des compétences, et donc le contrôle, sur l’activité logistique
• Les (rares) compétences restantes dans l’entreprise sont à la charge de quelques personnes
• Il y a un risque de sous-estimer la valeur stratégique de certaines activités, en particulier celles à forte « valeur ajoutée » pour le client
• Il peut y avoir un « désalignement stratégique » avec le 3PL sur les aspects et activités qui génèrent une valeur ajoutée pour le client final
• Il peut être difficile et coûteux d’adapter les procédures à l’évolution des demandes de service croissantes
• Il y a des risques de confidentialité des données partagées avec le 3PL
• Plus le 3PL acquiert de l’expérience et du contrôle sur les activités, plus il sera difficile et risqué de changer de partenaire
• L’activité de contrôle nécessite engagement, ressources et méthode
• Très souvent, les données nécessaires au contrôle (KPI) sont fournies par le même 3PL…
• Il peut être difficile de différencier son niveau de service de celui des concurrents

La structure tarifaire

 En général, les tarifs d’externalisation sont divisés en TROIS macro-aires :

• HOUSING, qui peut varier en fonction du type de modalités de stockage.
  • Coût mensuel par emplacement de palette (habituellement avec un minimum garanti)
  • Coût au mètre carré
• HANDLING
  • Mouvements en entrée (déchargement, contrôle à la réception, mise en stockage, etc.)
  • Préparation des commandes (picking, formation des unités d’expédition, chargement, etc.).
  • Il faut identifier les facteurs de coût (bon, ligne, pièce, colis, palette, etc.) pour chaque processus. Différents tarifs peuvent être utilisés en fonction du type de produits, des canaux de distribution (profil de commande différent), des besoins de reconditionnement, etc.
• TRANSPORT
  • Là aussi, il faut identifier les facteurs de coût (bon, poids, volume, palette, distance, etc.). Des méthodes composées (ex : poids/destination) peuvent également être utilisées, tout en respectant toujours les principes de simplicité et de contrôlabilité.

Les règles générales que nous recommandons sont les suivantes :

• Penser à long terme et non seulement avec l’objectif de réduction immédiate des coûts.
• Les processus que vous souhaitez externaliser doivent déjà être optimisés ; il ne faut pas s’attendre à ce que le prestataire s’en charge.
• Effectuer une analyse minutieuse des risques et évaluer les modalités d’externalisation et le nombre de prestataires. Faire une étude préliminaire.
• Se préparer à gérer les phases de transition et les problèmes liés au changement.
• La décision d’opter pour une opération d’externalisation doit être partagée avec tous les niveaux de l’entreprise, et le Top Management doit être en phase avec le changement.
• Mettre en place un modèle de mesure des performances pour comprendre les raisons des éventuels écarts par rapport aux valeurs cibles. Si une relation avec le prestataire est basée sur la révision périodique des objectifs, il est plus probable de construire des relations plus durables et efficaces.
• Encourager l’amélioration continue des processus, également grâce à l’adoption d’un système de récompense (bonus/malus) lié à l’atteinte des objectifs convenus.
• Exploiter les opportunités d’innovation réalisables avec/grâce à l’Opérateur Logistique.

Évaluez attentivement tous ces aspects avant de décider d’utiliser ou non un 3PL et, le cas échéant, faites appel à une société de conseil qui pourra vous soutenir et vous accompagner dans le changement.