Les principales étapes pour la gestion d’un appel d’offres pour l’achat, l’installation et le démarrage d’un WMS

Introduction

Le processus d’achat de produits ou de services liés aux activités logistiques (y compris celui relatif aux logiciels) est généralement effectué par les entreprises de manière intermittente. C’est pourquoi les compétences spécifiques et la méthode d’approche au “tender” (ou appel d’offres) sont, pour la plupart des entreprises, en dehors de leur savoir-faire spécifique, qui se concentre à juste titre sur les capacités de conception, de production et de vente de leurs propres produits.

Cependant, les achats liés à la logistique ont presque toujours une grande importance tant sur le plan des coûts (investissements significatifs et/ou coûts annuels élevés) que sur celui de l’efficacité et du niveau de service. Le risque de se tromper et de porter l’erreur sur le long terme devient donc élevé (ex : choisir le mauvais fournisseur, dépenser plus que nécessaire, supporter des coûts d’exploitation plus élevés, subir des délais de mise en route longs, compromettre le service client, etc.).

La sélection, l’installation et le démarrage d’un WMS se révèlent souvent plus complexes qu’il n’y paraît à première vue ; il est réducteur de se limiter à visionner des démos, à recueillir les offres de quelques opérateurs du secteur et à les comparer pour faire un choix sans développer, en amont de cette activité, une série d’actions permettant d’obtenir des propositions complètes, fiables et homogènes entre elles.

Méthode

La première étape consiste à effectuer un audit des processus d’entrepôt, ce qui est important surtout pour contextualiser les activités spécifiques, les flux, les objectifs à atteindre ; l’audit est également utile car il fournit aux fournisseurs participant à l’appel d’offres une vision claire de ce que le logiciel devra faire (Chapitre “Rapport de fonctionnement de l’entrepôt” du Cahier des Charges Technique Logistique). Il consiste principalement à collecter des données d’entrepôt (flux IN/OUT, stocks, organisation de la préparation de commandes, particularités des unités de charge, etc.), des paramètres spécifiques, des structures, des fonctionnalités et des interfaces avec l’ERP de l’entreprise. L’audit de l’entrepôt est très important pour comprendre si les processus actuels sont alignés avec les meilleures pratiques modernes ; la simple installation d’un WMS ne garantit pas, en soi, l’optimisation des processus.

La deuxième phase consiste à définir la meilleure liste de fournisseurs. Sur la base des exigences fonctionnelles et technologiques, de l’ampleur de l’investissement, des caractéristiques de l’entreprise acheteuse, etc., on identifie les entreprises qui s’adaptent le mieux à la fourniture spécifique.

À la suite de cette phase, les spécifications techniques (user requirements) sont rédigées, décrivant en détail les exigences technologiques, fonctionnelles et de performance qui seront non seulement l’objet de la tabulation technique, mais également la base des tests d’acceptation ; les spécifications techniques sont accompagnées du cahier des charges où est indiquée, entre autres, la répartition précise des prix à exprimer dans l’offre. Cette étape est également importante pour effectuer une tabulation technique et économique correcte.

Ensuite, nous mettons en œuvre notre capacité analytique et professionnelle éprouvée pour analyser les offres afin d’éviter que, dans les détails des descriptions de la fourniture ou des exclusions ou de clauses peu claires, se cachent des pièges. À la suite de l’analyse des offres et des éventuelles intégrations d’informations ou précisions nécessaires à effectuer avec les fournisseurs qui ne sont pas parfaitement alignés avec les demandes, on procède à la tabulation technique et économique.

C’est alors le moment de la négociation commerciale : le Client est généralement dans une position de force, car il traite des offres parfaitement homogènes et congruentes en ce qui concerne les performances ; à ce stade, le prix devient l’un des paramètres les plus importants, et les fournisseurs le savent bien, surtout lorsqu’ils voient ou soupçonnent qu’il y a la contribution de Simco.

En suivant la pratique que nous avons décrite, même de manière succincte, il est possible de faire le bon choix et d’acheter avec un excellent rapport qualité-prix.

Conclusions

Selon une étude récente, les problèmes rencontrés lors des projets informatiques sont attribuables à des inefficacités dans la phase de sélection du logiciel. Les causes les plus fréquentes concernent d’une part l’analyse préliminaire des processus sur lesquels “implanter” le logiciel, et d’autre part les critères utilisés dans la sélection et la comparaison des fournisseurs.

En définitive, les principaux avantages de l’application de cette méthode sont :

1. Vérifier la qualité des processus avant d’installer et de démarrer un WMS. L’audit des processus d’entrepôt permet également de se concentrer, pendant le processus de sélection, sur les aspects les plus importants que le WMS doit posséder.
2. Sélectionner la bonne liste de fournisseurs calibrée sur les spécifications du client (et les spécificités des opérations d’entrepôt).
3. Rédiger un cahier des charges technique logistique qui serve à la fois de macro-analyse pour le logiciel et de référence unique pour l’élaboration des offres par les fournisseurs ; ce faisant, la fourniture est définie par le client lui-même, permettant ainsi de comparer principalement les participants à l’appel d’offres sur la base du prix.
4. Comparer les logiciels sur des critères et des fonctionnalités réellement nécessaires au client, et non sur les points forts que chaque acteur essaie de mettre en avant lors des démos.
5. Valider, grâce aussi aux compétences et à l’expérience des consultants Simco, les données fournies par les participants à l’appel d’offres pendant la démo et dans l’offre technique.
6. Activer un échange fructueux, au sein de l’équipe de travail et avec les fournisseurs impliqués, gouverné par une méthode de travail solide (testée auprès de nombreux clients).
7. Économiser du temps et des coûts par rapport aux procédures traditionnelles (démos de produits).
8. Réduire au minimum les risques, en augmentant la qualité des décisions prises.

SIMCO Consulting

Simco a géré des appels d’offres liés à l’introduction de logiciels de gestion opérationnelle d’entrepôt (WMS) pour plusieurs millions d’euros, développant ainsi des compétences et accumulant de l’expérience qui peuvent garantir, avec une totale indépendance vis-à-vis des divers fournisseurs, des achats extrêmement avantageux sur le plan économique et sans risques. Dans toutes les circonstances où Simco est intervenue, ses honoraires ont été largement compensés par les économies et les certitudes obtenues après l’appel d’offres.

Simco possède une connaissance approfondie du marché des fournisseurs de logiciels pour la gestion des entrepôts (qu’elle a organisé dans une base de données gérée selon les procédures de son Système Qualité) et est capable d’accompagner ses clients à toutes les étapes, de l’achat au démarrage.

Simco connaît le marché depuis 35 ans et est capable de :

• Impliquer uniquement les fournisseurs capables de satisfaire les critères d’évaluation convenus avec le Client, qui seront pris en compte lors de l’attribution du marché (prix, structure d’entreprise, taille, solidité financière, part de marché, niveau technologique, niveau de sous-traitance, capacité d’innovation, références, certifications, etc.).
• Mettre en évidence, pour chaque concurrent, les points forts et faibles caractéristiques (rigidité/flexibilité, ponctualité/délai de livraison, qualité et coût du service après-vente, etc.).
• Contribuer également à la phase d’installation.

www.simcoconsulting.com