Les pharmaciens à l’école de logistique : un cours sur la gestion des stocks en pharmacie

par Massimiliano Manca

« Acquiers de nouvelles connaissances tout en réfléchissant aux anciennes, et peut-être pourras-tu enseigner aux autres. »
Confucius

Je pars d’un constat : seulement 15 % des pharmaciens titulaires que j’accompagne en tant que consultant maîtrisent réellement la gestion des stocks de leur pharmacie ; parmi eux, moins de la moitié reconnaît la nécessité d’acquérir des compétences théoriques et pratiques pour améliorer un aspect aussi stratégique de leur activité.

Et pourtant, la bonne gestion des stocks est un facteur clé de rentabilité et de réussite commerciale pour une pharmacie, surtout aujourd’hui, à la lumière de la complexité croissante des assortiments de produits gérés.

Partant de ces constats, le mois dernier, j’ai décidé de relancer le cours spécifique sur la Gestion des Stocks et des Approvisionnements en Pharmacie, proposé comme formation phare dans le cadre du format Farmascuola. Le schéma pédagogique reste le même, celui que je privilégie : formation en présentiel, groupe de 15 participants, théorie essentielle, et beaucoup, beaucoup d’exercices pratiques sur le sujet.

Dès les premières discussions sur l’état des lieux, il ressort clairement que le pharmacien ressent le besoin d’optimiser le flux des produits achetés et maintenus en stock : l’équilibre constant entre les achats auprès des grossistes (petites quantités à prix élevé !) ou directement auprès des laboratoires devient le thème central d’approfondissement.

On introduit de nouveaux éléments pour déterminer le bon canal d’approvisionnement : il ne s’agit plus seulement d’aspects commerciaux comme les conditions de paiement, mais aussi de coûts associés à la logistique et au maintien en stock.

C’est alors qu’au cours de la formation, les pharmaciens font une découverte essentielle : conserver de la marchandise en stock engendre des coûts, non seulement financiers, mais surtout logistiques, ce qui modifie profondément les choix liés à l’équilibre évoqué précédemment.

Le résultat économique de fin d’année, autre thème abordé, dépend inévitablement d’une analyse rigoureuse des performances du stock.

On présente donc plusieurs techniques théoriques et pratiques pour mesurer la performance de sa gestion des stocks, ainsi que quelques indicateurs (peu, mais suffisants) pour évaluer l’efficacité et l’efficience des approvisionnements en pharmacie.

Le tableau de bord du bon titulaire “logistique” doit impérativement inclure :

• l’indice de rotation des stocks, analysé à l’année et/ou au trimestre,

• la mesure de la couverture de stock,

• les références à faible rotation,

• et les obsolescences de stock.

Chaque trimestre, il est recommandé de réaliser une analyse ABC de Pareto du stock tournant (idéalement exprimée en unités et en valeur), et pour les participants les plus avancés, une analyse ABC croisée Mouvement / Stock, afin de produire des analyses stratifiées de la composition et de l’utilisation du stock.

Ces analyses permettent d’avoir une vision claire des niveaux de stock, en vue :

• d’un contrôle logistique, visant à évaluer l’impact des politiques de gestion de stock,

• d’un contrôle économique-financier, pour vérifier l’immobilisation des ressources financières dans les stocks, ressources qui pourraient être réinvesties ailleurs.

Autre thème très intéressant abordé : les outils d’analyse présents dans les logiciels de gestion de pharmacie, utiles pour mesurer les stocks et leur performance. Une règle s’applique ici : « les données sont toutes disponibles, il faut simplement bien les sélectionner puis les extraire » pour optimiser l’utilisation du logiciel et garder le contrôle sur le stock de la pharmacie.

Cela nous amène également à aborder la question de l’identification des collaborateurs à impliquer dans l’analyse des données de stock. Le cours de formation doit donc aussi leur être destiné.

Il est également indispensable de traiter le thème du layout de la pharmacie, pour une bonne organisation de l’espace de stockage. Un projet d’aménagement des locaux pharmaceutiques doit prévoir les bons critères pour le positionnement des produits en stock.

Enfin, le cours aborde un sujet fondamental : l’automatisation au service de la bonne gestion des flux et du stockage dans la pharmacie. Les avantages d’un processus logistique interne “Produit vers l’homme” sont nombreux, et viennent s’ajouter à une rationalisation évidente de l’espace de l’arrière-boutique.