Nous remercions ProcOut pour sa contribution à cet article.
Un bon de commande, ou Purchase Order (PO), est un document contractuel par lequel une entreprise autorise un fournisseur à livrer des biens ou à réaliser des prestations de services à un prix préalablement défini.
Pour les entreprises qui effectuent régulièrement des achats auprès de leurs fournisseurs, le bon de commande constitue l’un des éléments fondamentaux du processus d’achat.
Quelles informations doit contenir un bon de commande ?
Les bons de commande peuvent présenter différents niveaux de complexité et de détail. Toutefois, ils doivent toujours préciser au minimum quatre éléments essentiels.
1. La nature des produits ou services commandés
Le bon de commande doit identifier précisément les produits ou les prestations que l’entreprise souhaite acheter.
Il convient également d’indiquer les quantités, les unités de mesure et une description détaillée des caractéristiques du produit ou du service.
Exemple : 5 boîtes de 10 crayons à papier de dureté HB.
2. Les conditions de livraison et d’expédition
Outre la date de livraison prévue, le bon de commande doit préciser l’adresse de destination et les modalités d’expédition des marchandises.
Il doit également définir les responsabilités liées au transport et indiquer quelle partie prend en charge les frais d’expédition.
Exemple : livraison au plus tard le 5 octobre 2015, à l’établissement ABC, 5 rue Verdi, 00100 Rome. Transport organisé et payé par l’expéditeur, livraison franco de port.
3. Le montant de la commande
Le montant de la commande et la devise utilisée doivent être clairement indiqués.
Il est également nécessaire de préciser le prix unitaire, le montant total et les taxes applicables.
Exemple : prix unitaire de 10,00 € × 5 unités = montant total de 50,00 € HT, auquel s’ajoute une TVA de 22 %.
4. Les conditions de paiement
Le bon de commande doit définir les modalités de règlement des produits ou services achetés.
Il convient notamment de préciser le moyen de paiement retenu, comme le virement bancaire, les espèces ou la carte bancaire, ainsi que les délais de règlement.
Exemple : paiement par virement bancaire à 60 jours à compter de la date de facturation.
Quel est le rôle du bon de commande dans le processus d’achat ?
Le bon de commande est un document essentiel qui doit s’intégrer dans un processus d’achat standardisé.
La mise en place de procédures adaptées permet de simplifier le cycle d’approvisionnement et d’améliorer l’efficacité de l’entreprise.
Elle contribue notamment à réduire les délais d’approbation, à limiter les achats hors procédure (achats Maverick) et à renforcer la visibilité sur les dépenses.
Cependant, la qualité et l’exhaustivité d’un bon de commande dépendent largement de la préparation des documents qui le précèdent.
Il s’agit notamment de la demande d’achat (DA) et de la demande de devis ou d’offre (RFQ – Request for Quotation).
Ces documents ont pour objectif de définir précisément les caractéristiques et les spécifications techniques des produits ou services à acquérir, ainsi que les conditions de fourniture correspondantes.
La digitalisation des bons de commande et l’e-Procurement
Aujourd’hui, de nombreux bons de commande ne sont plus établis sur papier. Ils sont transmis électroniquement, notamment par Internet.
Par ailleurs, les entreprises utilisent de plus en plus des plateformes d’e-Procurement pour gérer leurs opérations d’achat.
Ces solutions permettent de dématérialiser et de piloter l’ensemble du processus d’achat directement en ligne.
