« Pour savoir comment et combien économiser, il faut d’abord savoir comment et combien nous dépensons. »
Mais savons-nous réellement comment et combien nous dépensons ? En réalité, pour la plupart des entreprises, publiques ou privées, grandes organisations ou PME, répondre précisément à cette question est bien plus difficile qu’il n’y paraît.
En effet, les informations relatives aux dépenses sont souvent incomplètes. Les achats peuvent être gérés par de nombreux services, mal classés ou répartis entre plusieurs systèmes informatiques. De plus, les données sont parfois difficiles d’accès.
Résoudre ces difficultés constitue une étape essentielle pour obtenir la visibilité nécessaire sur les dépenses. Cette transparence permet ensuite de relever un défi quotidien : réduire et optimiser les coûts tout en améliorant l’efficacité globale de l’entreprise.
Par où commencer l’analyse des dépenses ?
L’analyse des dépenses, également appelée Spend Analysis, est une démarche menée par la direction des achats. Elle constitue un préalable indispensable à toute initiative de réduction des coûts, d’optimisation des dépenses ou d’amélioration de l’efficacité.
Cette démarche peut être structurée en sept étapes complémentaires.
1. Identifier les sources de données
La première étape consiste à identifier toutes les sources disponibles de données relatives aux dépenses.
Il est essentiel de prendre en compte les informations provenant de l’ensemble des départements, des sites de production et des différentes entités de l’entreprise.
2. Collecter et consolider les données
Il convient ensuite de rassembler toutes les données d’achat dans une base de données centralisée.
Cette opération peut être complexe lorsque les informations sont enregistrées dans différents formats, langues ou devises.
Cependant, des logiciels spécialisés permettent de faciliter cette collecte et de consolider les données provenant de sources multiples.
3. Nettoyer et normaliser les données
Le nettoyage des données consiste à identifier et à corriger les erreurs présentes dans les descriptions et les transactions.
Il comprend également leur normalisation afin de faciliter la consultation, la comparaison et l’analyse des informations.
4. Regrouper les fournisseurs identiques
Cette étape vise à rapprocher les différentes dénominations correspondant à un même fournisseur.
Par exemple, les achats enregistrés sous les noms « Apple », « Apple Inc. » ou « Apple Italia » doivent être regroupés lorsqu’ils concernent le même fournisseur.
Cette consolidation permet d’obtenir une vision plus précise des dépenses réalisées auprès de chaque partenaire commercial.
5. Classer les dépenses par catégorie
Quelle que soit la méthode de classification retenue, il est indispensable de déterminer précisément où l’argent est dépensé.
Les fournitures de bureau, les dépenses marketing, les déplacements professionnels, les prestations juridiques et l’ensemble des achats directs et indirects doivent être correctement classés.
Par exemple, la catégorie « fournitures de bureau » ne devrait pas inclure les ordinateurs.
De même, la catégorie « Autres/Divers », souvent importante en valeur et très hétérogène, doit être réduite au minimum. Cette réduction concerne aussi bien le montant total des dépenses que le nombre de produits et services qui y sont regroupés.
6. Analyser les dépenses et optimiser les fournisseurs
Une fois les dépenses identifiées et consolidées par fournisseur, l’entreprise dispose d’une meilleure visibilité sur son pouvoir de négociation.
Elle peut notamment évaluer le poids de ses achats dans le chiffre d’affaires de chaque fournisseur et vérifier si les conditions contractuelles négociées sont les plus avantageuses.
Par ailleurs, il est important de s’assurer que les collaborateurs effectuent leurs achats auprès de fournisseurs qualifiés.
L’analyse permet également d’envisager une réduction ou une optimisation du nombre de fournisseurs pour chaque catégorie d’achat.
7. Répéter régulièrement l’analyse
Réaliser une première analyse des dépenses constitue un excellent point de départ pour identifier les possibilités d’économies.
Toutefois, cette démarche ne doit pas rester ponctuelle. Les données doivent être actualisées régulièrement afin de maintenir une vision fiable des achats.
Ce suivi permet notamment de vérifier le respect des clauses contractuelles et de s’assurer que les acheteurs privilégient les fournisseurs référencés ou qualifiés.
Enfin, la répétition de l’analyse contribue à identifier de nouvelles opportunités de réduction des coûts et d’optimisation des dépenses.
Nous remercions ProcOut pour sa contribution à cet article.
