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Un processus d’approvisionnement a pour objectif d’acquérir un bien ou un service auprès d’un fournisseur.
La demande d’achat (DA), également appelée Purchase Requisition en anglais, est le document par lequel un service de l’entreprise transmet au département des achats son besoin d’acquisition d’un produit ou d’une prestation.
Elle constitue ainsi le point de départ du processus d’approvisionnement et permet de formaliser les besoins avant toute consultation des fournisseurs.
Comment rédiger une demande d’achat ?
La préparation d’une demande d’achat peut varier selon l’organisation et les procédures internes de l’entreprise. Toutefois, une DA complète doit généralement contenir les informations suivantes :
- Identification de l’entreprise : nom et adresse de l’organisation ou de l’entité à l’origine de la demande.
- Numéro de référence : identifiant unique permettant d’assurer le suivi et la traçabilité de la demande.
- Date : date d’émission de la demande d’achat.
- Destinataire : service achats concerné et, lorsqu’il est déjà identifié, fournisseur envisagé.
- Objet : description synthétique du produit ou du service demandé.
- Quantité : nombre d’articles ou volume de prestations nécessaires.
- Spécifications techniques : caractéristiques et exigences auxquelles le produit ou le service doit répondre.
- Prix : coût estimé ou prix connu du produit ou du service, lorsque cette information est disponible.
- Délai de livraison : date à laquelle le bien ou le service doit être fourni.
- Conditions de paiement : modalités de règlement prévues ou souhaitées, lorsqu’elles sont connues.
- Validation : signature ou approbation par la personne habilitée au sein de l’entreprise.
Dans tous les cas, la demande d’achat doit être claire, précise et suffisamment détaillée. Une rédaction rigoureuse permet d’éviter les malentendus et les retards dans le processus d’approvisionnement.
Qui émet et valide une demande d’achat ?
La demande d’achat est émise au sein de l’entreprise qui souhaite acquérir un produit ou un service.
Selon l’organisation, elle peut être préparée par le service achats ou directement par le département à l’origine du besoin, notamment la production ou les services techniques.
Elle est ensuite transmise aux personnes habilitées pour validation, avant d’être prise en charge par les acheteurs.
Une fois la demande approuvée, le service achats peut consulter les fournisseurs et engager les démarches nécessaires à l’acquisition.
Pourquoi la demande d’achat doit-elle permettre de comparer plusieurs fournisseurs ?
Sauf dans certaines situations particulières, comme l’existence d’un brevet ou d’un fournisseur unique, la demande d’achat doit permettre à l’acheteur de consulter plusieurs entreprises.
Lorsqu’un fournisseur déterminé est imposé, ce choix doit être clairement justifié.
En effet, les informations contenues dans la DA doivent être suffisamment précises pour obtenir des offres valables et comparables.
Cette démarche permet de vérifier les prix du marché et de sélectionner le produit ou le service présentant le meilleur rapport qualité-prix.
Quel est le rôle de la demande d’achat dans le contrôle budgétaire ?
La demande d’achat joue également un rôle important dans l’autorisation et le contrôle des dépenses.
Dans de nombreuses entreprises, elle doit être validée par le contrôleur de gestion afin de vérifier la disponibilité du budget avant son traitement par le service achats.
La DA peut ainsi constituer une autorisation de dépense dans la limite du montant approuvé.
Toutefois, si la consultation du marché conduit à retenir un produit ou un service dont le coût dépasse le budget initial, une autorisation complémentaire devient nécessaire.
Le service achats doit alors solliciter le département demandeur ou le responsable du contrôle budgétaire afin d’obtenir la validation du dépassement.
Comment la demande d’achat est-elle intégrée aux systèmes ERP et MRP ?
Autrefois, les demandes d’achat étaient principalement établies sur papier. Cette pratique subsiste encore dans certaines petites entreprises ou organisations peu structurées.
Aujourd’hui, les entreprises équipées d’un ERP (Enterprise Resource Planning) peuvent gérer leurs demandes d’achat directement dans leur système d’information.
Dans ce contexte, certaines demandes sont générées à partir des mécanismes de gestion des matières (Material Management).
Ces mécanismes tiennent compte des niveaux de stock, des programmes de production et des paramètres définis dans le système MRP (Material Requirements Planning), ou calcul des besoins en composants.
Ensuite, le processus d’approvisionnement peut être piloté au moyen d’un module SRM (Supplier Relationship Management) intégré à l’ERP ou d’une plateforme spécialisée d’e-Procurement.
L’objectif est notamment d’associer chaque demande d’achat au bon de commande (BC) ou au contrat conclu avec le fournisseur sélectionné.
Pourquoi une demande d’achat bien préparée est-elle essentielle ?
La préparation d’une demande d’achat est parfois sous-estimée. Pourtant, la qualité de ce document influence directement l’efficacité du processus d’approvisionnement.
Plus les caractéristiques et les spécifications techniques du produit ou du service sont clairement définies, plus l’acheteur peut mener rapidement et précisément son travail.
De plus, une DA complète facilite le respect des procédures internes, des objectifs budgétaires et des exigences exprimées par le service demandeur.
Ainsi, une demande d’achat bien structurée constitue un élément fondamental pour sécuriser les achats et améliorer l’efficacité de l’entreprise.
