Nous remercions ProcOut pour sa contribution à cet article.
Les activités d’achat constituent aujourd’hui un facteur de compétitivité de plus en plus important pour les entreprises. C’est particulièrement vrai dans l’industrie manufacturière, où le volume des approvisionnements peut représenter plus de 50 % du chiffre d’affaires.
Par conséquent, les entreprises accordent une attention croissante aux méthodes permettant de réduire les coûts. Parmi celles-ci figurent l’analyse des dépenses, le Strategic Sourcing, l’e-Procurement et la gestion des fournisseurs.
Cependant, dans les grandes entreprises comme dans les organisations de taille moyenne, certaines sources de gaspillage restent difficiles à identifier. En effet, la concentration des efforts sur les achats stratégiques et les dépenses les plus importantes peut conduire à négliger d’autres catégories d’achats.
Les achats Maverick, également appelés achats hors procédure, constituent l’une de ces sources de dépenses difficiles à contrôler.
Qu’est-ce que les achats Maverick ?
Les achats Maverick (Maverick Spend) désignent les dépenses résultant d’achats effectués en dehors des règles et des procédures établies par l’entreprise.
Il peut s’agir d’achats qui contournent les processus de procurement définis ou qui ne respectent pas les conditions contractuelles négociées avec les fournisseurs.
Ces opérations sont souvent ponctuelles et réalisées sans suivre les circuits d’autorisation prévus. Elles peuvent également concerner des produits ou services achetés en dehors des contrats de fourniture en vigueur.
De ce fait, les achats Maverick sont particulièrement difficiles à identifier et à maîtriser.
Quel est le lien entre achats Maverick et Tail Spend ?
Les achats Maverick sont fréquemment associés à la Tail Spend, également appelée « longue traîne des achats ».
Cette catégorie regroupe des dépenses très fragmentées, caractérisées par un grand nombre de fournisseurs et de commandes de faible montant.
Dans le contexte décrit, cette longue traîne représente généralement environ 20 % des dépenses totales.
Toutefois, les achats Maverick et la Tail Spend ne désignent pas exactement la même réalité. Les premiers correspondent à des achats non conformes aux procédures, tandis que la seconde caractérise une catégorie de dépenses dispersées.
Leur point commun réside dans la difficulté à assurer un suivi efficace lorsque les opérations sont nombreuses et de faible valeur unitaire.
Pourquoi les achats Maverick représentent-ils un risque pour l’entreprise ?
Les achats hors procédure peuvent se développer même dans les organisations disposant de processus d’approvisionnement structurés.
Leur multiplication entraîne des dépenses difficiles à contrôler et peut générer des gaspillages importants.
En effet, chaque achat pris individuellement peut sembler négligeable. Pourtant, leur nombre élevé rend l’impact économique global difficile à mesurer.
Cette situation complique également le suivi des engagements contractuels et la maîtrise des dépenses de l’entreprise.
Comment réduire les achats Maverick ?
Pour limiter les achats Maverick, les entreprises doivent renforcer l’organisation et le contrôle de leurs processus d’achat.
Plusieurs mesures peuvent être mises en œuvre :
- Séparer les rôles et les responsabilités : distinguer clairement le demandeur du service chargé de réaliser l’achat.
- Adapter les processus P2P (Procure-to-Pay) : définir des procédures adaptées aux différentes catégories d’achats.
- Formaliser chaque achat : associer systématiquement un document de commande à chaque acquisition.
- Clarifier les procédures : établir un processus P2P compréhensible et le communiquer efficacement aux collaborateurs.
- Privilégier les fournisseurs référencés : orienter les achats vers des fournisseurs approuvés par l’entreprise, selon des prix préalablement négociés.
- Mettre en place des circuits d’approbation : utiliser des systèmes permettant de valider les achats avant leur réalisation.
- Améliorer le traitement des factures : réduire les retards et les erreurs dans leur gestion.
Ces actions permettent de mieux encadrer les achats et de limiter les dépenses effectuées en dehors des procédures établies.
